如果事件涉及全国范围的广大公众，则必须邀请中央及地方各主要媒体的记者。

记者招待会的主要发言人一般应由组织的主要负责人担任，因为他熟悉组织的全面情况，说话有权威性。

记者招待会前一定要认真选择会场，会场外部交通方便，环境干扰少。 会场内气温适宜，座椅舒适，

灯光明亮，电源设备充分，便于录音、录像和安装各种通讯设备。

公关部门的负责人在会前要熟悉主要发言，并根据主要发言整理出报道提纲。 报道提纲应包括主要发言的基本内容，并附有背景材料，有关资料，图表照片等等。

准备好会场。

记者招待会的主持人一般由公关部的负责人担任，主持人应当语言幽默，机智灵活，善于控制会场上的气氛。 准备辅助工具。

准备报道提纲和答案要点。

安排好记者活动。 在记者招待会的前后，可安排记者参观、访问、摄影、摄像。 举行宴会、旅游等联谊活动，准备好交通费，小礼品等。

不论在什么范围内邀请记者，有一个原则必须遵守，即对同一级的新闻单位要一事同仁，

避免厚此薄彼。 统一宣传口径。 某一新闻发布到何种程度，在记者招待会前一定要在组织内部统一口径，以免因参加会议的人员说法不统一，造成记者报道失实。 选择主要发言人。

主要发言人要求头脑机敏，口齿伶俐，具有较强的语言表达能力。

在记者招待会前，要准备好各种辅助工具，

如图表、幻灯、照片、地图、模型、实物、录音、录像等等，使记者招待会产生最佳的宣传效果。

会议主持人的准备工作。

其实不管是经验丰富的公关公司还是刚开始的公关公司都有这样的担忧：举办新闻发布会的那天，大家都会如约而至吗？下面看看新闻发布会策划中要准备的哪些工作。 邀请记者。 记者招待会邀请记者的范围要根据会议的主题而定，

如果事件影响仅限于一个地区，只邀请本地各媒体记者就可以了。